Fem tips for bærekraftige forbedringsprosesser i virksomheten

Endring skal handle om forbedring. Les forbedringsrådgiverens tips til virksomheter som vil ta tak i sitt forbedringspotensial.

For at Norge skal kunne opprettholde velferdssamfunnet slik vi kjenner det, så må både private og offentlige virksomheter få mer verdiskaping ut av de ressursene de har tilgjengelig. Ansatte opplever at for mye av deres tid går til oppgaver og aktiviteter som ikke er meningsfulle. Flowit hjelper både offentlige og private virksomheter med forbedringsprosesser.

– Forbedring og innovasjon skjer med mange små og store skritt. Derfor snakker vi om kontinuerlig forbedring, og ikke om tidsbegrensede prosjekter som avsluttes når målene er oppnådd. Mesteparten av jobben ligger i prosessen, sier daglig Kjell Reidar Mydske i Flowit.

Mydske, som er sosiolog, har lang internasjonal ledererfaring fra Accenture, Doro og Brynild Gruppen – og spisskompetanse innen opplæring, coaching, lederutvikling og prosessforbedring.

Mydske siterer fritt Albert Einstein:

– Hvis du har en time til å løse et problem, bør du bruke 55 minutter på å forstå problemet og 5 minutter på å løse det.

Forbedring – en reise på tvers av virksomheten

Sammen med kollegaene i Flowit loser han virksomheter gjennom forbedringsreiser med basis i blant annet Lean-metodikk – fra analyse, lederutvikling og medarbeiderutvikling til prosessforbedring, medarbeiderundersøkelser og oppstart av bedrifter.

Kjell Reidar Mydske og hans kollegaer i Flowit har spisskompetanse innen opplæring, coaching, lederutvikling og prosessforbedring.

Flowits arbeidsmodell – Flowmetoden – vektlegger involvering av medarbeidere i prosessen og bygger på Lean, tjenestedesign, innovasjon, ISO kvalitetsstyring og lærende organisasjoner. Flowit ble selv ISO-sertifisert i juni 2016.

– Du kan gjøre mye mer enn du først tror er mulig, og nytenkning og forbedringsarbeid vil redusere flaskehalser og sløsing kraftig. Det handler om å utvikle brukersentrerte, innovative, stabile og enkle prosesser med flyt, sier Mydske.

Fem tips til bærekraftig forbedring

Den erfarne forbedringsrådgiveren har fem tips til virksomheter som vil ta ut det beste som bor i dem:

1. Forstå: Det er avgjørende at du virkelig forstår behovene både hos de ansatte og kundene eller brukerne. Her kommer metodikk fra tjenestedesign, Lean og både antropologi og sosiologi inn.
2. Strukturer: Det er viktig å kartlegge din egen verdikjede. Beskriv det du anser som den ønskede normalsituasjonen med tydelige og visuelle beskrivelser og rutiner.
3. Forbedre: Skap deg en ny normaltilstand preget av innovasjon. Kvitt deg med flaskehalser i systemet og de aktivitetene som ikke bidrar til verdiskapning. De er sløsing!
4. Automatisere og digitalisere: Digitale og automatiske verktøy kan bidra til ytterligere forbedring når du har prosessen under kontroll.
5. Utfordre: Åpenhet er viktig for kontinuerlig forbedring. Dyrk frem en kultur preget av god takhøyde for feedback og løpende fokus på læring.

– Den viktigste jobben vi gjør er å sette kunden i stand til å utføre forbedringene selv. Prosessene må derfor være drevet av virksomhetens medarbeidere og ha god deltagelse og forankring fra ledelsen på alle nivåer. En stor fare er at det kommer inn eksterne konsulenter som driver gjennom endringer, motiverer medarbeidere og så faller det sammen når prosjektet avsluttes. Vi er meget bevisste på å bidra til en bærekraftig forbedringskultur, sier Kjell Reidar Mydske.