1. Analyser utfordringene
Det er viktig å starte fra bunnen av. Spør deg selv hva som ikke virker med dagens løsninger, og hvordan du tror at IT vil løse problemet. Gjør problemet målbart slik at du tydelig kan følge opp og måle endringer. På denne måten gjør du det mulig å bedømme om ditt nye IT-system fungerer eller ikke.
2. Lag en plan – og lær opp de ansatte
Når du har valgt et system, må du lage en plan for hvordan selskapet skal installere det. Dette bør skje trinnvis. Tren opp de ansatte, men helst uten tunge håndbøker i papirform. Et hjelpesenter og digitalt opplæringsmateriell gir dem tilgang til riktig informasjon uten store ulemper. Pass på at personalet er opplært og føler seg trygge i systemet før det lanseres.
3. Bruk tid på implementeringen
Det er lett å bli utålmodig. Du vil jo gjerne se resultater allerede i morgen. Du må imidlertid være forberedt på at det vil ta litt tid før det nye systemet gir effekt. Det er aldri noen god idé å fremskynde overgangen til det nye systemet. La det ta tid, slik at de ansatte lærer det skikkelig underveis.
4. Få med medarbeiderne
Åpenhet er viktig på alle nivåer i selskapet, og ikke bare når det gjelder å implementere nye systemer. Når det gjelder IT-løsningen, er det viktig at de ansatte forstår hvorfor dere går over til et nytt system, og hva det vil føre til. Hvis du klarer å overtale dine ansatte til å virkelig like endringen, vil prosjektet lykkes!
5. Deleger ansvar til de ansatte
Legg til rette for at systemet blir en suksess. Det siste du ønsker er at det lanseres med dunder og brak for så å forvitre. Gi de ansatte et kollektivt ansvar for implementeringen, og velg et team som skal sikre at systemet fortsetter å være vellykket i det lange løp. Uten god forankring og medarbeidere som har ansvar for oppfølging, kan resultatet fort bli at ingen tilpasser seg det nye systemet og at selskapet faller tilbake til sin gamle arbeidsform.
Artikkelen er en redigert utgave av et innlegg på WiCans egen blogg.
Les også intervjuet med WiCans daglige leder Hans-Morten Anonsen.
